Här hittar du tidigare nyhetsbrev mm.

Inköpschefens Bibel – organisationens rättesnöre

En stor utmaning för många företag är fortfarande att många inköp görs utan att inköpsfunktionen är inkopplad. Det finns stora besparingsmöjligheter genom ökad efterlevnad av företagens inköpspolicy och förhandlade avtal. Trots automatiserade affärssystem så fångas inte alla inköpen upp. Detta beror ofta på att rutinerna brister och att återkoppling saknas.
Men det finns också en annan vanlig förklaring. Det handlar om att man inte skapat tillräcklig tydlighet till alla medarbetare i företaget. Något som är direkt påverkbart och som Inköpschefen själv kan göra någonting åt.

"Vilda inköp" står för 30 % av inköpen

Orsaken till att så många inköp går inköpsfunktionen förbi, är att man ute i verksamheten inte vet hur man ska bete sig i olika situationer när det uppstår behov av att köpa en vara eller tjänst. Det finns undersökningar som visar att i genomsnitt ca 30 procent av inköpen görs utan inköpsfunktionens inblandning. Utöver att inköpen då görs till högre kostnader än om de skulle ha gjorts med inköpsfunktionens deltagande, läggs det ner en massa tid av medarbetare som istället borde göra det de är anställda för. Ett av grundproblemen är att synliggöra skillnaden mellan pris och kostnad. Merparten av dessa ”vilda inköp” finns inom området ”Indirekt materiel och tjänster”.

För att nå följsamhet krävs tydlighet

Något konkret som varje Inköpschef kan göra för att råda bot på problemet är att ta initiativ till att alla i företaget på ett enkelt och pedagogiskt sätt får information om hur inköp ska bedrivas.
Detta görs genom att skapa en Inköpshandbok på intranätet, enkelt åtkomlig för alla. Många företag har idag inköpshandböcker i betydelsen att man samlat in information som rör inköp i en fysisk pärm eller gjorts åtkomlig via företagets intranät. Men oftast är informationen enbart riktad till företagets inköpare. Information om hur medarbetarna ute i verksamheten ska bete sig i olika situationer när det uppstår ett behov av en vara eller en tjänst är det är det sämre ställt med.
Vad som behövs är att skapa en målgruppsanpassad Inköpshandbok med information till alla medarbetare i företaget. Inköpshandboken ger Inköpschefen, och indirekt företagsledningen, möjlighet att löpande styra inköpsverksamheten på ett effektivt sätt.

I Inköpsdesigns Inköpshandbok, som skräddarsys ör respektive företag, paketeras informationen i tre avdelningar med tydliga avgränsningar:

  1. Vår inköpsverksamhet: Denna avdelning riktar sig till alla i företaget. Här får man svar på alla principiella frågor som rör inköpsverksamheten. Exempel på innehåll kan vara Inköpspolicy, Regler för inköp, Inköpsbehörigheter, Affärsetiska riktlinjer, Miljöpolicy, Roller/Ansvar etc.
  2. Beställa: Även denna avdelning riktar sig till alla i företaget. Här får alla en tydlig information om exakt vad som gäller när behov av en vara eller tjänst uppstår. Genom en enkel sökstruktur ges informationen om vad som finns att välja på inom inköpskategorin, vilka leverantörer som är godkända att beställa ifrån, vilken behörighet som krävs och hur man konkret gör för att beställa.
  3. För Inköpare: Denna avdelning riktar sig enbart till de som jobbar med inköp i företaget. Här beskrivs företagets inköpsprocesser med olika typer av ”stödverktyg” som behövs för att göra inköp. Exempel på sådana stödverktyg är olika typer av mallar för t ex. offertförfrågan, leverantörsbedömning, offertutvärdering, olika avtalstyper etc.

Att skapa Inköpshandboken är en process som innebär att man tvingas ta ställning till och förankra lösningar tillsammans med övriga funktioner i företaget. Skapandet av Inköpshandboken är en konkret metod för verksamhetsutveckling av inköp. Gränssnitten och samverkansformer med övriga funktioner såsom Teknik/Utveckling, Produktion, IT, Personal/HR etc. klargörs tydligt.

Stärkt position för Inköpschefen

Att skapa en målgruppsanpassad Inköpshandbok på intranätet är ett utmärkt sätt att profilera inköpsfunktionen och ytterst Inköpschefen. Själva framtagandet är en process där även andra funktioner än inköpsfunktionen engageras. Detta skapar insikt, delaktighet och förväntningar i hela organisationen liksom fokus på inköpsverksamhetens betydelse för företagets effektivitet och ytterst för lönsamheten och konkurrenskraften. Inköpshandboken blir Inköpschefens Bibel och organisationens rättesnöre.

Ett exempel från verkligheten

I ett större företag inom energibranschen som sjösatt Inköpsdesigns Inköpshandbok, svarar Inköpschefen så här på frågan varför?
"Ett enkelt svar är att vi ville skapa effektivitet och spara tid för organisationen. Inköpshandboken är ett verktyg som hjälper oss att tydliggöra roller och ansvar kopplat till instruktioner. På det viset har vi samlat allt på samma ställe - ordning och reda, med andra ord - man får styrning om man vet vad man ska göra. Inköpshandboken blev samtidigt vår verksamhetsutveckling.
Alla är övertygade om att Inköpshandboken kommer att underlätta för hela organisationen och eliminera en massa tidsödande extrajobb som sker nu (vilda köp, fakturor utan köporder etc.) Vi kan jobba proaktivt i stället för att hela tiden parera."

Publicerad: 2011-11-07

Så gör molntjänster inköp och logistik effektivare
- inbjudan till utbildning

Molntjänster beskrivs ibland som lika omvälvande som en gång övergången till Internet beskrevs.
Det finns en stor effektiviseringspotential för företag att satsa på molntjänster för inköp och logistik. Tjänster som möjliggör att snabbt samla, analysera och koordinera information för hela försörjningskedjan.

eBuilder är ett företag som utvecklar och levererar molnbaserade affärslösningar (s.k. molnprocesser) och har i dagsläget en halv miljon användare i över 50 länder.

eBuilder genomför nu i samarbete med Inköpsdesign en utbildning för att ge deltagarna en grund i effektiva inköp och Spendanalys/SpendManager (ett verktyg för att greppa hur inköpsverksamheten ser ut i dagsläget, för identifiering av var effektiviseringspotentialer finns och för uppföljning ).

Utbildningen som är i två dagar beskriver de grundläggande modellerna och verktygen som krävs för att kunna leva upp till den eftertraktade effektiviteten inom inköpsområdet.
Utbildningen vänder sig till inköpsansvariga på olika nivåer inom såväl privata som offentliga företag/organisationer.

Ur programmet:
- Förståelse för helheten - det är mer än ”bara” system som krävs
- Processer för inköp och analys
- Hur du tar greppet över verksamhetens alla inköp - och kostnader (Spendanalys)
- Goda exempel direkt från verkligheten
- Automatisering som effektiviseringsmetod
- Molntjänster för inköp

Sista anmälningsdag 2011-09-15

Publicerad: 2011-08-19

Situationsanpassad inköpsfunktion – egen grundbemanning med tillgång till extraresurser vid behov (InköpsKraft™ )

Ett företags verksamhet fluktuerar över tiden. Detta gör det svårt att bedriva en effektiv inköpsverksamhet med en fast bemanning som svarar mot ett normaltillstånd - något som nästan aldrig förekommer. Vad som är önskvärt är att löpande kunna göra anpassningar till vad verksamheten och verkligheten för stunden kräver ur ett resurs- och kompetensperspektiv.

Lösningen för maximal effektivitet är att skapa en situationsanpassad inköpsfunktion - d v s en relativt slimmad grundbemanning (ca 80%) kompletteras från tid till annan med en extern professionell buffert i form av resurser från InköpsKraft ™ (ca 20%).

Några exempel då InköpsKraft™ kan nyttjas:

  • när en specifik kompetens behövs för inköp till ett projekt, produktutveckling, investering etc.
  • vid tillfälliga arbetstoppar
  • behov av ersättare/back up vid barnledighet, semester etc.
  • när en skarv har uppstått mellan det att någon slutat och nyanställd finns på plats
  • när extern input behövs för förändringsarbete eller omorganisation av inköpsfunktionen

Situationsanpassningen skapar möjlighet att omvandla fasta kostnader till rörliga och totalt sett sänka kostnaderna för företaget. Dessutom skapas möjlighet att sänka kostnader för själva inköpen i o m att man får tillgång till inköpare med just den expertkompetens som behövs för det specifika fallet.

 

Exempel på resurser

Funktion Arbetsuppgift/Profil
Inköpschef Ledning av inköpsfunktion med resultat- och personalansvar
Förändringsledare Inköp Driver förändrings-/effektiviserings-projekt inom inköp avs. nya arbetssätt, organisation etc.
Inköpsspecialist Senior inköpare med specialistkompetens inom ett eller flera fackområden
Kategoriansvarig/Strategisk inköpare Senior inköpare med ansvar för en eller flera inköpskategorier
Operativ inköpare Inköpare som självständigt driver och genomför inköp av operativ karaktär
Inköpsassistent Utför enklare inköp och avrop på befintliga ramavtal och/eller hanterar administration inom inköpsenheten

Publicerad: 2011-02-22

InköpsKraft ™ - extra kraft till Din inköpsfunktion

Vi har ett antal inköpskonsulter med olika profil för uthyrning på kortare eller längre tid. Konsulterna finns på ett flertal platser i landet; bl. a Västsverige, Mellannorrland, Stockholmsområdet och Malmö.

Några konsulter som är lediga just nu:

1. Projektledare Projektinköp med lång och gedigen erfarenhet av inköp i industriella investeringsprojekt - främst inom sektorerna energi, kemi, medicin och verkstad. Har även arbetat som inköpschef och utvecklat inköp.

2. Senior Strategisk inköpare/projektledare med bred erfarenhet av strategiskt inköpsarbete och som inköpschef. Har utvecklat leverantörer inom såväl elektronik och mekanik i Sverige, Asien och Europa. Har dessutom arbetat med outsourcing och startat upp produktion i Kina och Östeuropa.

3. Strategisk inköpare med Indirekt Materiel och tjänster som specialitet. Har erfarenhet av att bygga upp fungerande internrelationer, tvärfunktionell samverkan och koordinera inköp för att nå bestående resultat.

4. Senior Strategisk inköpare med lång erfarenhet av kvalificerat strategiskt inköpsarbete inom ett antal olika branscher. Specialist på att skapa samverkan mellan Inköp och R&D i tillverkande företag. Har gedigen internationell erfarenhet och stor förhandlingsvana.

5. Inköpare med erfarenhet från modebranschen. Har tidigare som butikschef haft personal- och resultat-ansvar. Har dessutom goda kunskaper i IFS-applikationer.

Publicerad: 2010-11-26

Frukost i Stockholm eller Linköping?

Välkommen till frukostseminarium i Linköping eller Stockholm

Hur får du det operativa inköps- och logistikarbetet i god kondition?

God kondition kan du aldrig köpa men en nyttig frukost är en bra början. Med rätt kost och träning går det att utvecklas.

Vi bjuder in till ett frukostmöte där vi diskuterar hur man får det vardagliga inköps- och logistikarbetet att fungera effektivt i praktiken.

600 Minutes Inköp 190 inköpschefer på ett och samma ställe!

Inköpsdesign deltar även i år som partner i evenemanget 600 Minutes Inköp arrangerat av Management Events. Evenemanget går av stapeln på Clarion Hotel i Stockholm den 28 september. Läs mer »

InköpsBoxen - ny produkt

En paketerad helhetslösning för sänkta inköpskostnader – för det lilla och medelstora företaget. Ger styrning av inköpen och skapar kostnadsbesparingar på såväl kort som lång sikt. Läs mer »

Publicerad: 2010-10-20

Situationsanpassad inköpsfunktion

Situationsanpassad inköpsfunktion – vägen till ökad lönsamhet

Det är svårt att bedriva en effektiv inköpsverksamhet om man har en fast bemanning i organisationen som svarar mot ett normaltillstånd – något som nästan inte finns idag. Vad som behövs är att löpande kunna göra anpassningar till vad verksamheten och verkligheten för stunden kräver ur ett resurs- och kompetensperspektiv.

Lösningen för maximal effektivitet är att göra inköpsfunktionen situationsanpassad. En relativt slimmad grundbemanning kompletteras med en extern professionell buffert (konsulter) som kan användas vid behov. Konsulterna kan spänna över hela skalan av profiler - från inköpsassistent, strategisk inköpare, förändringsledare till inköpschef. Situationsanpassningen skapar möjlighet att omvandla fasta kostnader till rörliga och totalt sett sänka kostnaderna för företaget.

Några exempel på situationer då den externa bufferten kan nyttjas:
- när specifik kompetens behövs för inköp till ett projekt, produktutveckling eller investering
- vid tillfällig arbetstopp
- behov av ersättare/back up vid barnaledighet, semester etc.
- när en skarv har uppstått mellan att någon slutat och nyanställd finns på plats
- när extern input behövs för förändringsarbete eller omorganisation av inköpsfunktionen
Läs mer » (Artikeln publicerad i tidningen Inköp+Logistik nr 3 2010)

Gör er inköpsfunktion situationsanpassad med hjälp av vår tjänst InköpsKraft™. Läs mer »

Publicerad: 2010-06-29

Inköp i fokus

Inköpsdesign fördubblar omsättningen och anställer nya konsulter

2009 var ett fantastiskt år då vi i vår planerade satsning nådde all time high både i leveransvärde, antal anställda och antal kunder. Resan fortsätter!

Inköp i media

Det som inte står i tidningen – finns inte. Detta gäller i allra högsta grad inköp och hur viktig den anses vara av ett företags verksamhet. En analys av alla artiklar som skrivits om inköp från 1945 och framåt visar att under lång tid var inköp en ickefråga. Först 1985 kan man skönja en viss aktivitet och 1990-talet innebar den första märkbara uppgången. Men det är faktiskt först år 2000 som den branta kurvan uppåt började. Antal artiklar som då publicerades med inköp som tema var 2000 st. Vid 2009 års slut uppgick antalet artiklar till 22 000. Se diagram »
Utvecklingen visar att det nu verkligen finns fokus på inköp och en slutsats är att de företag som alltid går i bräschen redan har investerat i sina inköpsorganisationer och leverantörsrelationer.
Tveka inte - gör som dom bästa – investera i inköpsverksamheten nu!

InköpsKraft© - så mycket mer än "bara" en inhyrd inköpare

Tjänsten InköpsKraft© riktar sig till alla typer av företag som behöver resurser inom inköpsområdet. Den skapar flexibilitet och låga fasta kostnader. Tjänsten paketeras helt utifrån respektive kunds behov.
Exempel på tillämpningar av InköpsKraft © . Läs mer om InköpsKraft © »

  1. Jourhavande inköpare - abonnera på en deltidsinköpare.

  2. Resurs på plats - hyr in en inköpsresurs.
    Läs mer om Resurs på plats »

  3. Outsourcad inköpsfunktion - Inköpsdesign tar hand om hela ert inköpsbehov (BPO) och är på plats när det behövs.

Publicerad: 2010-03-10

Goda höstnyheter!

Vässad Hemsida

Vi sjösätter nu vår "nya" hemsida. En vidareförädling av den tidigare hemsidan på temat: allt kan bli bättre. Vi har kompletterat innehållet med nya produkter och fylligare information. Layouten har också delvis förändrats men vi tror att du kommer att känna igen dig. Ambitionen har varit att hemsidan fortfarande ska vara tydlig, enkel och informativ. Hoppas du tycker att vi har lyckats.

Om det är något du tycker kan förbättras uppskattar vi om du lämnar dina synpunkter via kontaktsidan.

Välkommen in på nya hemsidan!

Ännu en nöjd kund

Inköpsdesign har under 2009 jobbat med implementering av en Inköpshandbok för Westinghouse Electric i Västerås räkning. I veckan togs version 1 i drift och så här säger Annette Kelvinius Ekström, inköpschef om Handboksprojektet:
Varför Inköpshandbok?
"Ett enkelt svar är att vi ville skapa effektivitet och spara tid för organisationen" Läs mer på kundcitat »

Nya produkter

Leverantörsenkät
Vet ni vad era leverantörer tycker om er som kund?
Förvaltar ni ert leverantörskapital på bästa sätt? Låt det inte vara en outnyttjad tillgång utan ta till er leverantörernas synpunkter som input till förbättringsåtgärder.

Med hjälp av vår Leverantörsenkät fångar du dina leverantörers uppfattning om dig som köpare och deras idéer till förbättringar. Läs mer om Leverantörsenkät »

Resurs på plats

Har ni mycket att göra - behöver ni resurstillskott?
Med vår Resurs på plats förstärker du din inköpsorganisation under kortare eller längre tid för att åstadkomma det ni annars inte skulle få gjort. Vi erbjuder konsulter med vår verktygslåda i handen. Läs mer om Resurs på plats »

Publicerad: 2009-10-27

Inköpsdesigns rapport från USA

Just återkomna från ISM:s 94:e internationella konferens -3-6 maj - i Charlotte N C, USA, följer här Monika Rämmes och Åke Sälls intryck i koncentrat.
Antalet deltagare vid årets konferens var betydligt lägre än det har varit tidigare år. Skälet till detta är förstås den ekonomiska situationen som påverkar flertalet amerikanska företag. Detta påverkade även innehållet; ett av konferensens huvudteman var Risk Management.

1. Riskhantering inom Supply Chain

Risker finns såväl inom som utanför företagets kontroll.

Risker inom företagets kontroll
En huvudrisk internt är avsaknad av tydliga processer som klargör hur man ska arbeta. Finns processer men är okända eller inte följs utgör också detta en risk.

Utanför företagets kontroll
a) Hantering av den befintliga leverantörsportföljen. Här identifieras "Supplier Risk Drivers", "Supply Risk Areas" och "Risk Mitigation Sectors" Övervakning och åtgärder måste formuleras och riskerna kopplas till olika inköpskategorier/ leverantörsmarknader.



Metod "ANALYTICAL RISK MITIGATION"
  1. Identifiera alla riskelement
  2. Identifiera och prioritera högriskelement
  3. Uppskatta sannolikheten att respektive risk inträffar
  4. Utvärdera vilken effekt varje identifierad risk kan få

b) Val av ny leverantör
Här är det viktigt att i samband med valet av ny leverantör minimera risk eller åtminstone ta ett medvetet beslut. Ett sätt att göra detta är att använda en riskpåverkansfaktor i samband med offertutvärdering.

2. Gör inköpsfunktionen grön - Hållbarhet

Med miljö på allas agenda ökar företag sina ansträngningar att minska sin miljöpåverkan. Här kan och ska inköpsfunktionen spela en nyckelroll. Inköpschefer kan ta en ledande roll i reduktion av koldioxidutsläpp för sina företag. Genom att mäta och skapa transparens kring ”carbon footprints” skapar inköpare en breddad diskussion och blir en röst på ledningsnivå kring företagets affärsstrategier. Trenden går mot mer ”local low cost sourcing”.

3. Trender - "Leading edge trends in Supply Management"

Tala och skriv VD-språk (ROI, Lönsamhet, Kassaflöde, Tillgångsoptimering)

  • Delta aktivt i initiativ för ökad lönsamhet
  • Stötta sälj- och marknadssidan med kunskap om kund-/leverantörsrelationer
  • Marknadskunskap byggs upp i företaget inte bara utifrån ett inköpsperspektiv utan även för företagets övergripande behov – möjligheter och hot
  • Ledarskap inom Risk Management
  • Kommunicera med ett budskap till leverantörsmarknaden och skapa medvetenhet hos interna affärspartners
  • Ledarskap inom förhandling inom hela företaget
  • Ha definierade partnerskap med vissa leverantörer och uppmärksamma goda resultat
  • Alla inköpsgrupper (spend categories) hanteras - inga heliga kor
  • Kontinuerligt följa upp avtalstrohet inom företaget
  • ”Inköp och inköpare del i karriärvägarna” - utveckla ”potentials” inom inköpsenheten och erbjud möjlighet till intressanta jobb för medarbetare från andra enheter
  • Vara smart när det gäller lågkostnadsländer - trend mot mer närliggande alternativ
  • Identifiera passiva resp. överflödiga tillgångar och åtgärda. ”Tillgångsåtervinning”
  • Involverad i huvudprojekten - kostnaden påverkas av hur tidigt inköp/leverantörer involveras
  • Längre betalningsvillkor - men pass upp - detta utgör också både en kostnad och en risk för leverantörernas cash flow och många mindre kan gå i konkurs
  • Insikt att hållbar förändring kräver en ständigt pågående förnyelseprocess.
  • Aktivt använda konsulter till hjälp i förändringsarbetet. Trenden går mot mer professionell upphandling av tjänster. Oftare väljs mindre företag där såväl sälj som genomförande görs av ”A-laget”.
    Kännetecknade är också att leverans innebär överlämnad och mottagen kunskap i kundens organisation.

4. "Business Partnership" - interna relationer

Att hantera leverantörsrelationer anses viktigt för inköp medan internrelationerna ofta är förbisedda. Kvaliteten på de interna relationerna avgör huruvida inköp jobbar på en taktisk eller strategisk nivå. Vi tog del av en modell för att bygga och vidmakthålla strategiskt internt partnerskap genom inköpschefens ögon. Utgångspunkten är en mall för egen bedömning dels av inköpsorganisationens tillgång till ”beslutsbordet”, dels av den personliga tillgången till en specifik affärspartner.(Bygger på en studie som är genomförd bland ett större antal inköpschefer).

5. Talent Management

Inköpsprofessionen håller på att flytta från ”the back room” till styrelserummet. Då krävs nya kompetenser. Talent Management kommer att vara en av de viktigaste uppgifterna för inköpschefen framöver.

Nedan följer en framtida kravprofil för inköpare:

  • Utvecklat affärsmannaskap
  • Förmåga att hantera en global leverantörsmarknad
  • Förståelse av såväl makro- som mikroekonomiska faktorer
  • Kategoristyrning
  • Förmåga att påverka
  • Förmåga att hantera interna och externa relationer
  • Analytisk förmåga
  • Samarbetsförmåga
  • Förmåga att hantera internpolitiska frågor i företaget
  • Förståelse för ekonomi och ekonomiska processer

6. Spendanalys

Alla är överens om att verktyg för spendanalys är nödvändigt för att åstadkomma resultat inom inköp. Över 60 % av amerikanska företag arbetar idag aktivt med spendanalys (en betydligt högre siffra än i Sverige).

Alla befintliga leverantörer av verktyg har i stort likvärdiga och beprövade system. Men den viktigaste faktorn för framgång är att själv allokera resurs och tid med verktygsleverantören för att säkra leveransen.

Excelbaserade lösningar kan vara tillräckligt som en start men det viktigaste är att informationen uppdateras månadsvis eller per kvartal. Man ser också en trend att hämta kompletterande detaljinformation från leverantörerna som läggs in i verktyget .

I en rundabordskonferens med ämnet Åtgärder i dåliga tider hamnar ”Get spend visability” på första plats. Andra åtgärder är “Preserve cash“, “Get control of Contracts“, “Reduce supply risk” och “Do more with less“.

Bristen på en genomtänkt segmentering av det som köps utgör dock ett stort initialt problem för många.

Förutom segmenteringsproblemet kan hinder att erhålla en sann och komplett köpbild delas upp i fyra områden:

  • Flera olika datakällor/system - komplext
  • Redovisningsprinciper styr – Inköps behov har svårt att hävda sig
  • Många olika krav/behov - svårt att prioritera
  • Att detta är en stor förändringsprocess med djupgående konsekvenser i allt inköpsarbete

Ett gott råd från praktiker är att ta ett steg i taget.

7. Economic Outlook

Varje halvår görs det en enkät bland USA:s inköpschefer om vad man tror om den ekonomiska utvecklingen framöver. Den just genomförda enkäten visar att det finns en tämligen gemensam uppfattning om att en bred återhämtning är knappt ett år borta. Samma analys görs av såväl oberoende analysinstitut som representanter för Bank of America och pekar på att USA och Kina kommer att leda uppgången. Men redan nu finns positiva tecken i form av stigande huspriser i vissa delstater.

Hoppas att Du tyckte det var intressant. Vill Du ha mer information så har vi mängder med ytterligare underlag och ännu fler områden (bl. a Scorecard för inköp).

Publicerad: 2009-05-18

Dela denna sida på

Delicious Facebook LinkedIn Twitter
 

Jag vill veta mer

Fyll i dina kontaktuppgifter nedan så kontaktar vi dig.

* Obligatorisk uppgift

 
 

Tipsa

* Obligatorisk uppgift

 
Jag vill veta mer Tipsa